Měli jste někdy problém určit si, čeho chcete dosáhnout? Nebo koordinovat práci lidí? Udržet konzistentní výstupy, uvádět ve více souvisejících dokumentech stejná čísla? Rozhodnout, zda nějaká činnost ještě spadá do určitého projektu nebo ne? To asi nevyužíváte logický rámec…

Logický rámec = boží nástroj projekťáka, klienta i EU fondů

Logický rámec (lográmec) projektu je shrnutí všeho podstatného o jednom projektu na jednom papíru A4/A3. Slouží ke koordinaci lidí, řízení změn a umožní každému rychle pochopit, proč se projekt realizuje a čeho se má dosáhnout. V maximální míře aplikuje SMART přístup, tedy že např. cíle jsou Specifikované, Měřitelné, Akceptovatelné, Reálné a Termínované.

Lográmec schematicky
Lográmec schematicky

Modelový příklad – expedice Adam 84

Znáte kultovní český seriál Návštěvníci? V polovině 25. století hrozí životu na Zemi zánik kvůli střetu s kometou. Lidé proto zorganizují expedici Adam 84 do roku 1984, aby získala zázračný vzorec génia Adama Bernaua pro přesun kontinentů.  Zemi nakonec nezachrání vzorec, ale náhodou přivezený Velký učitel, všeuměl děda Drchlík.

Jak by mohli pozemšťané 25. století, resp. jejich Světová rada, využít logický rámec pro záchranu Země?

Pro expedici Adam 84 mají velmi jasný důvod: Zachránit Zemi před srážkou s kometou. Tento důvod se v logickém rámci nazývá účel. Účel představuje základní motivaci, proč se daný projekt realizuje. Dokonce se dá objektivně ověřit, že dosáhli účelu: nedojde ke srážce s kometou, resp. život na Zemi nadále existuje.

Na účel navazují cíle. Zadání (cíl) pro expedici znělo: získat Adamův sešit číslo 1 se vzorcem pro přesun kontinentů. Zde je také jasné objektivní měřítko, zda bylo dosaženo cíle.

Cílů se dosahuje prostřednictvím činností a jejich výstupů. Výstup je většinou hmatatelný. V případě Návštěvníků může jít o:

  1. vyrobený bezpečný a nenápadný dopravní prostředek pro cestu v čase a dopravu v roce 1984 (3 ks),
  2. vycvičený tým X pozemšťanů, připravený nenápadně podniknout akci v roce 1984,
  3. zajištěné speciální přístroje a nástroje pro přežití týmu (pilka, kufřík likvidátor, amarouny, …) na 14 dní v minulosti,
  4. zajištěné historické dokumenty, reálie.

Jednotlivé výstupy v lográmci určujeme ještě podrobněji. Např. pro bod 2) vycvičený tým pozemšťanů budeme mít tyto tzv. objektivně ověřitelné ukazatele (OOU):

  1. Vybavený výcvikový dům,
  2. výcvikový plán,
  3. vybraných 20 potenciálních účastníků mise.

Ke všem bodům je možné rovnou určovat i termín (deadline).

Pro dosažení výstupů je třeba realizovat vhodné činnosti  / aktivity. Příklady činností:

  1. výstavba kopie domu Bernauových,
  2. příprava výcvikových materiálů,
  3. trénink vyzvednutí sešitu z hořícího domu,
  4. výroba dobových dokladů,
  5. aktivitou může být i jiný samostatný projekt.

K cílům, účelu, výstupům se uvádí něco objektivně hodnotitelného, měřitelného – jakési KPI ve standardu SMART. Pro aktivity se uvádí nutné zdroje, materiální, personální či finanční a rámcový harmonogram. Definují se také zásadní předpoklady, za kterých je vůbec možné projekt realizovat a hlavní rizika.

Takto by mohl vypadat stručně naplněný logický rámec expedice Adam 84 (zde ke stažení v .doc):

Logický rámec - příklad Návštěvníci

Protože se lográmec má vejít na 1 papír, nezbývá mnohdy dostatek prostoru na detailní popisky. Pro menší projekty můžete lográmec udělat na 2 – 3 stránky a mít v něm opravdu vše. Slouží vám pak i jako výborný check-list. Pro velké projekty se lográmec rozpadá na dílčí lográmce, resp. projekty. I v tomto příkladu to je naznačené – expedice Adam 84 je dílčí projekt projektu Noemova archa a zároveň počítá s dílčím projektem LADA 84.

Jak začít lográmec zpracovávat?

Jednoduše – postupujte jako v modelovém příkladu. Začněte s PROČ. Co chcete změnit? Proč projekt chcete realizovat? Čeho chcete dosáhnout? A prostě začněte psát. Vyplňujte jakoukoli kolonku, nedbejte teď na perfektní formulace. Zpracování je iterativní a finální verzi získáte klidně po půl roce práce. Nicméně jedno políčko byste měli uzavřít velmi brzy. Políčko účel. Ten když změníte, tak budete předělávat celý lográmec.

Nejtěžší bývá určit KPI, resp. ověřitelné ukazatele a zdroje ověření. Pro výstupy volte co nejvíce čísel; pokud se bude jednat např. o metodiku, nějaký dokument, pak je zdrojem ověření nějaký zápis nebo schválení dokumentu příslušným orgánem. Na úrovni cíle a účelu jako ukazatele popište změnu, chtěný stav, ideálně termínovaný.

Jak ověřit, že jste logický rámec zpracovali dobře?

Chápete z popisu cíle a účelu, o co v projektu jde? Pokud ne, upravte je. Potom začněte „odspoda“. Jsou-li naplněné předpoklady a realizujeme aktivity, musíme dostat výstupy. A když máme výstupy a zvládli jsme rizika, s velmi vysokou pravděpodobností dosáhneme cíle, a díky tomu i účelu. Konkrétně je to takto:

Jestliže Adam Bernau vymyslel vzorec pro přesun kontinentů, napsal jej do sešitu a ten ukryl ve svém pokoji pod podlahou Předpoklady +
a my vyšleme do minulosti a dopravíme bezpečně zpět do budoucnosti vycvičený tým, získáme, dešifrujeme a aplikujeme vzorec, aktivity a výstupy +
vypořádáme se s nenadálými událostmi, vyřešená rizika, změny =>
(SMART specifikované cíle) dosažené cíle(jsou „schované“ schválně, protože jsou jen prostředníkem pro dosažení účelu), =>
tak zachráníme život na Zemi. účel.

Křížová kontrola: každá aktivita uvedená v lográmci přispěje k dosažení některého uvedeného výstupu. Není zde žádná aktivita navíc a také žádná nechybí. Obdobně všechny výstupy přispějí k dosažení cíle, žádný nechybí, žádný nepřebývá. Toto je potřeba kontrolovat, kdykoli se řeší změna, nebo cokoli doplňuje či ubírá.

Jak logický rámec používám já?

Jeho logika se mi zaryla už tak pod kůži, že jej zjednodušeně používám všude. A většinou si vystačím se Sinkovým PROČ-CO-JAK+KOLIK. Nejvíc mi pomáhá utřídit si myšlenky, třeba před schůzkou, nebo školením. Při návrhu webu mi pomáhá dát s klientem dohromady vhodná KPI pro marketing. Když totiž na papír napíšeme účel webu, má to magické účinky. Někdy to trvá i půl dne, ale nikdy nemáme jako cíl webu „být první na slovo nábytek či podobné“.

Konkrétnější budu v dalším článku.